Listamos tudo que é preciso para um controle financeiro eficaz

Finanças
Publicada em 12/02/2019 - Fonte: Serasa Empreendedor

O controle financeiro está entre as prioridades na sua empresa ou ele é feito conforme o tempo permite? Antes de mais nada, é por meio da gestão das finanças que o seu empreendimento pode se manter ativo. Sem controle, cedo ou tarde sua lucratividade se perde, em função do desconhecimento sobre as contas em médio e longo prazo.

Veja, por exemplo, o que dizem as estatísticas. No período entre 2013 e 2016, segundo o IBGE, o Brasil teve uma redução de 6,3% no número de empresas ativas. Foram mais de 341 mil negócios fechados, a maioria ligado ao comércio. Sendo assim, reduz-se a oferta de empregos e, por consequência, o endividamento familiar, que atingiu o maior índice desde 2010, no ano de 2017.

A recessão é motivo mais que suficiente para que sua empresa cuide das finanças. Contudo, há ainda muitas outras razões para não perder de vista todas as suas entradas e saídas de recursos. As principais delas você conhecerá lendo este artigo até o final. Então, preparado para entrar em uma nova fase, com mais estabilidade em suas contas? Tenha uma ótima leitura!

Importância do controle financeiro

A crise econômica não é, ou pelo menos não deveria ser, o principal motivo para cuidar do controle financeiro. Tudo que se espera ao iniciar uma atividade produtiva, seja qual for, é vender mais e com frequência, concorda?

Por essa perspectiva, todo controle deveria se prestar a ser um instrumento para ajudar negócios a prosperarem. Um país de economia forte se faz, necessariamente, com empresas igualmente fortalecidas em suas finanças.

No entanto, o que se verifica é que boa parte dos gestores só decide por implementar instrumentos de controle quando as coisas apertam. Como você viu, os números demonstram claramente que as empresas brasileiras não estão sabendo lidar com as ameaças externas.

É o que acontece com organizações que passam por fases de rápida expansão e, sem o devido preparo, acabam perdendo o controle de suas finanças. Em uma situação análoga, é como se fosse uma pessoa lutando para sobreviver na selva e que se deparasse com uma fonte abundante de água.

Certamente o bom senso, nesse caso, diria para essa pessoa permanecer ali enquanto pudesse e assim ela faz. Mas em um belo dia, essa fonte de água seca, ou deixa de jorrar em um volume minimamente satisfatório. Nosso sobrevivente, que não pensou em maneiras de canalizar essa água ou de formar um reservatório, se vê novamente em apuros.

Tudo porque não pensou que um dia essa fonte pudesse vir a secar. Pense nisso, afinal, você quer que seu negócio seja um sobrevivente em eterna luta pela vida ou preferiria ter mais segurança para não ser surpreendido por forças externas?

Tipos de controle financeiro

E se o nosso sobrevivente encontrasse uma maneira de armazenar parte da água que encontrou para seguir em frente até chegar a um lugar seguro? Assim, ele teria condições de se manter vivo e com saúde para pensar em novas estratégias de sobrevivência. Dependendo de sua destreza, daria até para continuar na selva com algum conforto.

Sobreviver no mundo dos negócios é mais ou menos como estar em um local inóspito, guardadas as devidas proporções. Se você fica parado, cedo ou tarde vai sucumbir às diversas ameaças do ambiente.

Assim sendo, e para não ser vítima das circunstâncias, sua empresa deverá se antecipar. É por isso que os mecanismos de controle financeiro a seguir são indispensáveis.

Fluxo de caixa

Todo e qualquer tipo de controle depende do desenvolvimento de uma visão sistêmica. Significa adquirir a capacidade de ler não apenas o momento, mas de ter a clarividência para adotar medidas preventivas. Essa visão, por sua vez, não aparece de um dia para o outro. Ela depende em primeiro lugar de que você se torne íntimo daquilo que deseja compreender, no caso, as finanças.

Para isso, não há ferramenta que se compare ao registro do fluxo de caixa. Talvez você saiba que se trata de um método simples, afinal, resume-se no lançamento imediato de todas as despesas e receitas que sua empresa movimentar.

Parece muito fácil, mas é aí que mora o perigo. O ideal é que os registros feitos sejam periodicamente avaliados, para que a saúde financeira da empresa seja preservada. Em outras palavras, é como se pelo fluxo de caixa você pudesse identificar um fator de risco financeiro para agir a tempo de evitar o prejuízo.

Seja diário, semanal ou mensal, o importante é lançar todos os valores gastos e recebidos. A partir disso, você deverá fazer uma avaliação para saber de que forma esses números foram alcançados. Dependendo dessa análise, um quadro que poderia aparentar lucro, na verdade, até revelaria prejuízo.

Seria o caso, por exemplo, de uma empresa que, por conta de uma promoção, registrasse aumento nos lucros em um dado período. Por trás desse lucro, podem estar escondidas despesas em função da compra de insumos, gastos com energia elétrica, água e outros custos. Essa informação, por sua vez, só pode ser apurada pelo controle rigoroso do dinheiro que entra e sai.

Capital de giro

Como você viu, todo lucro carrega em si um tipo de despesa. Por isso, o controle financeiro deve ser orientado para que essa despesa seja mínima. Ou seja, quanto menor o gasto, maior será o retorno.

A soma de todos essas despesas, necessárias para manter uma empresa ativa, forte e saudável economicamente, chama-se capital de giro. O termo já indica a sua função, que é a de permitir que um negócio opere em ciclos.

É como se, vendido um lote de mercadorias ou prestados um número X de serviços, o negócio voltasse ao começo. Pagando fornecedores, salários, insumos e tudo mais para continuar operando, concretiza-se o “giro”, coberto por esse capital.

Desta forma, é muito importante que você tenha sempre na ponta da língua a resposta para a pergunta: qual é a sua necessidade de capital de giro?

Certamente trata-se de uma questão cuja resposta pode não estar tão clara assim. Por isso, o melhor é entender de que forma você pode mensurar a sua demanda em relação a esse indicador financeiro. Veja nos próximos tópicos como fazer.

Defina os seus custos fixos

O primeiro conjunto de custos a ser calculado são os fixos. Como o termo já diz, é formado por todos aqueles que não variam com o tempo, ou, pelo menos, se mantêm relativamente estáveis. Salários-base, despesas com escritório e impostos estaduais são alguns bons exemplos.

Colocados todos na tela do seu notebook, smartphone ou calculadora, você chegará a um valor. Guarde este número, pois a partir de agora todas as suas vendas deverão cobrir esses custos fixos identificados.

Calcule seus custos variáveis

A existência de custos fixos já deixa subentendida a possibilidade de que eles possam ser também variáveis. Nesse caso, você só deve considerar os custos que variam de acordo com a sua produção. Assim, se sua empresa produz mais ou presta mais serviços, terá aumentado esse tipo de gasto.

Em contrapartida, se sua força produtiva for reduzida, diminuem também os custos variáveis. Insumos, combustíveis e transporte, por exemplo, podem ser categorizados nesse tipo de conta.

Saiba os custos de seu estoque

Além dos custos fixos e variáveis, toda empresa que vende mercadorias, não importa de que tipo, deve atentar para o custo do estoque. Isso porque esse setor gera uma despesa inevitável. Por mais que se projete lucro a partir da venda de seus produtos, todo armazenamento demanda gestão e manutenção.

Então, tendo em vista os custos e despesas com estoque, mais o seu impacto na demanda por capital de giro, chega-se a uma fórmula. Use-a para calcular de quanto você precisa para manter suas atividades:

 

Capital de Giro = Receitas + Valor do Estoque – Despesas

Controle de contas a pagar e receber

Dentro de todas ferramentas já elencadas, há ainda um outro tipo de controle a ser feito e que considera o curto, médio e longo prazo. Conhecido como contas a pagar e receber, por ele, você poderá projetar todos os gastos e recebimentos da empresa.

De contas de água e luz à cobertura do pagamento de parcelas em longo prazo, você deverá identificar o pagamento de todas essas contas. Faça o mesmo em relação às receitas, ou seja, mapeie todos os ganhos, líquidos e os potenciais. Isso implica registrar para o mesmo período as contas que sua empresa tem a receber. Duplicatas, parcelas de cartão de crédito e boletos deverão compor este controle.

A essa altura, você deve ter reparado que esse é um componente do controle financeiro que tem ligação direta com o fluxo de caixa. Está certo, mas nem só do registro das entradas e saídas se limita o controle de gastos e receitas.

Sua função, na verdade, é servir como um mecanismo preventivo. Ao controlar suas contas a pagar e receber, inclusive as de longo prazo, você evita um dos maiores fatores de falência, o endividamento.

É por isso que um bom controle nesse aspecto faz com que sua empresa adote uma postura austera. Sabendo quanto seu negócio deve lucrar em um período de tempo, é possível abster-se de empréstimos a juros, sempre um complicador das finanças.

Da mesma forma, é por ele que seu negócio saberá se está apto ou não a solicitar crédito. Não menos importante, conhecer as contas a serem pagas e recebidas permite que você renegocie com mais propriedade débitos existentes.

A execução deste controle, por sua vez, pode ser feito por planilhas, entretanto, o ideal é que sua empresa conte com um solução na forma de software. Assim, automatiza tarefas repetitivas, enquanto agrega valor por meio da cloud computing e até Machine Learning.

DRE

Tudo que você viu até agora faz parte de uma série de ferramentas de controle das finanças que só são eficazes quando fazem sentido para as atividades e os resultados. Afinal, do que serviria o fluxo de caixa se o seu registro não servisse para a tomada de decisão?

Portanto, é necessário estruturar os dados extraídos dos diversos instrumentos de controle, para que os números “encaixem” com objetivos estratégicos e sirvam de base para a gestão.

Essa estruturação dos dados é o objetivo da Demonstração de Resultado do Exercício, mais conhecida pela sigla DRE. Trata-se, antes de mais nada, de uma obrigação para todas as empresas legalmente constituídas, conforme a Lei nº 6.404/1976.

Sua apresentação varia, dependendo do tipo de composição societária e do regime tributário da empresa. Enquanto Sociedades Anônimas, são obrigadas por lei a publicarem seus DREs no Diário Oficial. Já outras empresas só precisam arquivá-lo em formato impresso por, pelo menos, 5 anos.

Seja como for, todo DRE segue o mesmo formato para disposição dos dados financeiros e contábeis:

(+)Receita de vendas

(-) Deduções de imporstos

(=) Receita Líquida

(-) Custo de produtos vendidos

(=) Lucro Bruto

(-) Despesas fixas

(=) Resultado antes do IRPJ e CSLL

(-) IRPJ e CSLL

(=) Resultado Líquido.

Balanço patrimonial

Já o Balanço Patrimonial é um recorte um pouco mais específico sobre a situação econômico-financeira da empresa. Normalmente, é elaborado uma vez ao ano, servindo assim como uma espécie de “raio-x” patrimonial.

Neste balanço, são contabilizados os ativos e os passivos, sejam circulantes ou imobilizados. Sendo assim, deverão constar todas as contas a pagar e receber, além de investimentos financeiros, imóveis e tudo que possa representar lucro ou prejuízo.

Também entram na conta do BP impostos, obrigações com o estado e encargos trabalhistas. Do cálculos entre ativos e passivos resultará um saldo, que pode ser devedor, quando o passivo é maior, ou positivo, caso das empresas que registram lucros.

6 dicas para um bom controle financeiro

Além de usar os instrumentos de controle aqui listados, é fundamental que você saiba que estratégias e ações vão melhorar a saúde financeira em sua empresa. Ou seja, depois de ter à mão as ferramentas, é hora de aprender como utilizá-las com eficácia.

1. Tenha um bom planejamento financeiro

Controlar as finanças é muito mais do que conhecer o que se gasta e quanto se recebe. Somente pelo planejamento financeiro é que um negócio se torna viável, afinal, uma de suas utilidades é servir como um seguro, uma garantia de sucesso.

Nesse sentido, vale relembrar da analogia do sobrevivente. Se ele pensar apenas no curto prazo, suas chances de ter problemas aumenta, afinal, está em um ambiente de incertezas. Afinal, onde poderá encontrar água e comida para sobreviver até que um possível resgate chegue?

Com uma empresa, deve-se seguir uma lógica similar. As atividades de hoje devem ser documentadas e seus dados estruturados, para que forneçam um panorama confiável. Caso contrário, será como estar em uma selva, perto de uma fonte de água que seca de repente. Enquanto a natureza e a sorte ajudarem, tudo vai bem, mas quando a conjuntura externa mudar, o que será do seu negócio?

2. Corte gastos desnecessários

Já que estamos falando de sobrevivência, é importante destacar que o risco de morte — ou de falência — é também maior para quem gasta mais do que arrecada. Desta forma, a eliminação de gastos é a primeira medida a ser tomada visando ao crescimento.

Não se trata de ser mão de vaca ou deixar de lado a ousadia, mas de adotar uma postura vigilante em relação ao que é supérfluo. No curto prazo, o efeito é percebido pela imediata redução de custos, mas é no longo prazo que seus efeitos são ainda mais benéficos.

Quando seu negócio corta pela raiz todo gasto que possa ser evitado, forma uma cultura de gestão em que se valoriza apenas o que traz resultados. Na linha da produção enxuta, ou Lean Manufacturing, você disciplina sua empresa e seus colaboradores para produzir mais com menos.

3. Tenha um controle de estoque

Você viu anteriormente que o controle de estoque é parte indissociável de outro controle, o do capital de giro. Em PMEs, esse costuma ser um ponto crítico, no qual não são poucos os gestores amadores que se equivocam.

O ponto mais importante a ser gerido no estoque é, naturalmente, o giro de mercadorias. Produto parado é sinônimo de prejuízo, ainda mais para aqueles que apresentam prazo curto de validade.

Controlar o estoque significa otimizar os resultados, justamente porque você saberá que produtos têm mais ou menos saída. Para os que apresentam um bom giro, as medidas a serem tomadas são mais no sentido de otimizar o fluxo. Disposição de produtos para saída conforme a lógica PEPS, compras em quantidades maiores e com desconto (já que vendem mais) são algumas delas.

Já as mercadorias que demoram mais a sair exigem uma outra abordagem. Talvez a mais impactante seja a venda a preços promocionais. Antes um produto vendido com margem de lucro mínima do que irremediavelmente perdido, certo?

De qualquer forma, implemente as seguintes medidas para ter o estoque nas suas mãos:

  • faça inventários diários, ou mais de uma vez ao dia;
  • implemente a automação para registro de entradas e saídas;
  • faça treinamentos com as pessoas ligadas à gestão do estoque;
  • estipule um limite para perdas;
  • conheça os custos para estocagem;
  • tenha um picking eficaz e que garanta entrega rápida.

4. Separe a pessoa física da pessoa jurídica

Aqui, vale um alerta dirigido em especial para pequenas e médias empresas cuja gestão é amadora, ou, mais especificamente, aos negócios familiares. Nesse tipo de empreendimento, não raro, as contas e assuntos da empresa são tratados de maneira pouco ortodoxa, ou seja, sem observar ferramentas e processos profissionais.

Muito cuidado, afinal, empresas em família apresentam uma dinâmica nem sempre clara. Não são poucos os casos em que um membro acha que pode ditar os rumos do negócio apenas pela questão do parentesco, mesmo sem qualquer competência ou credencial.

Além dos conflitos de interesse, vaidades e de delegação de funções, a mistura de gastos pessoais com os da empresa é outro problema recorrente. Nesse caso, a medida não poderia ser outra, que não seja a determinação de um pró-labore para os sócios. Quanto mais “impessoal”, melhor!

5. Negocie com os fornecedores

A redução de custos variáveis, em empresas que produzem ou revendem mercadorias, tem tudo a ver com a seleção dos fornecedores certos. Sendo assim, é imprescindível que suas escolhas sejam pautadas em critérios relevantes.

  • capacidade de abastecimento — ele será capaz de fornecer mercadorias ou insumos na quantidade certa?
  • custo do frete — o valor cobrado pelo frete compensa?
  • local — seu fornecedor está a uma distância que garanta bons preços e agilidade?
  • modos de pagamento e de entrega — ele é flexível com os prazos e entrega produtos bem acondicionados?
  • prazo — do pedido de entrega até a sua conclusão, há um prazo exequível?
  • preço — os valores são competitivos ou reduzem seus lucros?
  • qualidade — se insumos, eles garantem um produto final superior? E se forem mercadorias para revenda, elas atendem às exigências dos seus clientes?
  • referências — o que o mercado e outros fornecedores dizem dessa empresa?

Além de observar todas as características fundamentais para escolher um bom fornecedor, não deixe de fazer cotações e pesquisas antes de bater o martelo. A seleção errada de um parceiro comercial pode trazer graves consequências para o seu negócio.

Como você pode inferir a partir das questões levantadas, escolher com critério é questão a ser tratada como máxima seriedade. Pense, por exemplo, que a escolha de uma matéria prima fora dos padrões de exigência compromete a entrega final.

Assim, nada pior do que um produto ou serviço que não atende às expectativas dos consumidores. Reverter uma má impressão nem sempre é possível a tempo de reerguer uma empresa, por isso, todo cuidado é pouco!

6. Fique atento à formulação de preços

Precificar é outro aspecto que seu negócio deve tratar com toda a atenção. Esse é também um problema recorrente em empresas familiares. Acostumados a tratar dos negócios na base do faro comercial, os líderes dessas empresas simplesmente precificam com base só nos seus custos. Pior, há ainda os que estipulam valores apenas por acharem que é justo e ponto final.

Evitar o achismo é fundamental antes de estabelecer valores, até porque o consumidor é muito mais sensível às oscilações do que se imagina. Por isso, formule preços que garantam a cobertura dos custos de produção, distribuição e, ao mesmo tempo, inclua sua margem de lucro.

Não deixe, ainda, de observar o que a concorrência está cobrando. O cotejo entre os critérios internos e externos é que vai garantir preços mais equilibrados e competitivos. No final das contas, é a sua atenção aos fatores endógenos (de dentro) e exógenos (de fora) que vai determinar o sucesso de suas ações ao precificar.

Como você pôde comprovar pela leitura deste material, não basta apenas olhar o presente. Um controle financeiro eficaz é fator de sobrevivência e, em longo prazo, é a garantia de uma empresa forte no futuro.

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