Gestão de microempresas: o que é e como deixar sua empresa nos trilhos

Gestão
Publicada em 10/10/2018 - Fonte: Serasa Empreendedor
gestão de microempresas

Muitas e muitas vezes, o assunto gestão de empresas é tratado como se fosse único. Mas a verdade é que existem inúmeras diferenças na administração de um grande negócio para uma microempresa, sabia? Entenda desde já: cada tamanho de empreendimento tem que lidar com seus próprios desafios estratégicos e operacionais.

Isso não quer dizer, no entanto, que o comprometimento de um microempresário seja menor. Muito pelo contrário! Afinal, quanto mais cedo os processos de gestão são estabelecidos, mais chances a empresa tem de crescer de forma saudável, garantindo assim sua escala.

Mesmo que você esteja só começando, portanto, é fundamental que estude sobre gestão, colocando tudo o que aprende em prática. Aos poucos, você criará uma mentalidade de gestor, desenvolvendo atitudes e hábitos necessários para prosperar.

Pensando em tudo isso, resolvemos preparar este conteúdo especial para ajudar na sua jornada empreendedora. Ao longo dos próximos tópicos, falaremos sobre:

Quer deixar sua empresa nos trilhos e preparar o terreno para o crescimento? Então basta continuar acompanhando este post!

Afinal, o que é gestão de microempresas?

Para compreender o que é gestão de microempresas, você primeiramente tem que conhecer o conceito de gestão empresarial como um todo. Então vamos lá!

Basicamente, a gestão empresarial consiste no controle, na estruturação e na administração dos processos de uma empresa, incluindo a organização do esforço humano. A gestão estabelece objetivos específicos para a instituição e determina a hierarquia a partir da qual as decisões serão tomadas.

A gestão empresarial também se ocupa dos valores organizacionais e do controle dos recursos, estabelecendo a relação entre direção, conselho de administração, acionistas e outros interessados.

empreendedor fazendo panquecas doces em seu negócio e esquecendo para parte de gestão
O que tem feito para a gestão da sua empresa

O que faz a gestão de microempresas?

Quando se trata de microempresas, não existem diferentes interesses estratégicos entre acionistas, direção, administração. Isso porque, em geral, os pequenos negócios contam poucos sócios que têm um relacionamento direto — sem passar por Bolsa de Valores, por exemplo.

Nesse cenário, o foco da gestão de microempresas se volta para as atividades financeiras, administrativas e operacionais. Os principais objetivos desse tipo de gestão são:

Além de todas essas, ainda há outras inúmeras tarefas e funções que podem ser realizadas no dia a dia de uma microempresa. Tudo depende, claro, do contexto e do tipo de atuação de cada negócio.

O que diferencia a gestão de um grande negócio para a de uma microempresa?

Estilo

São diversos os setores em uma grande empresa, certo? Consequentemente, cada departamento precisa de um gestor. Pois cada um desses líderes desempenha um papel de especialista em um campo. Nesse contexto, as decisões costumam ser compartilhadas, uma vez que o gestor de um departamento responde a outro gestor que está acima dele na hierarquia.

Já o gerente de uma microempresa precisa ser um generalista, porque normalmente não existem subdivisões. Nesse caso, o gestor deve acompanhar até os pequenos detalhes de todos os processos. As decisões são, assim, muito mais centralizadas.

Orçamento

Como é de se imaginar, uma grande empresa conta com verbas significativamente maiores para pesquisa e desenvolvimento de produtos, cadeia de distribuição, comunicação e design, processos legais e assim por diante. Uma multinacional, por exemplo, pode ter milhões de dólares disponíveis só para divulgar seu novo produto na mídia.

Por outro lado, as microempresas precisam fazer tudo com um orçamento compacto. Exatamente por isso, a criatividade e as parcerias desempenhem um papel fundamental para o sucesso do negócio. Nesse cenário, o gestor acaba sendo o único responsável por conduzir todo o processo.

Agilidade


Em grandes instituições, são muitos os processos burocráticos, as hierarquias e as medidas de prevenção de riscos que devem ser respeitados. Normalmente, há uma grande estrutura de informações em jogo, com dados que precisam ser compartilhados por todos os gestores, de diferentes departamentos. Por conta disso, as decisões tendem a ser mais lentas.

Nesse ponto, as microempresas costumam levar vantagem, já que a velocidade das decisões pode determinar a conquista de novos clientes e o fechamento de negócios valiosos. Lembre-se de que, nos pequenos negócios, o poder decisório geralmente se concentrar em uma única pessoa, agilizando o processo.

Desempenho

Nas grandes corporações, a avaliação do desempenho dos colaboradores normalmente é um processo formal e contínuo. A performance costuma ser medida pelos gerentes por meio de relatórios de metas, pesquisas e feedbacks.

No caso das microempresas, porém, por mais que a avaliação também seja constante, não existe uma formalidade. Em alguns casos, isso pode abrir espaço para interpretações emocionais, já que um único gestor avalia todos os trabalhadores.

Como fazer uma gestão eficiente de microempresas?

A gestão de uma microempresa pode parecer muito mais simples que a gestão de uma grande corporação, não acha? No entanto, sem a adoção de boas práticas, o dia a dia de um microempresário pode facilmente se tornar bagunçado e improdutivo. Pronto para conquistar uma boa performance? Confira as dicas que o ajudarão a alavancar seus resultados!

empreendedora ao fundo em sua loja de doces e cereais a granel, fazendo uma boa gestão dos recursos
Gestão é essencial para o negócio dar certo

Modelagem de negócio

A modelagem envolve a observação de padrões usados por outras empresas, reproduzindo seus processos e suas estruturas de acordo com as necessidades do negócio. Para isso, você pode analisar tanto concorrentes como empresas de outros setores, ok?

É possível modelar o pós-venda, os fluxos internos e os processos seletivos, entre outras inúmeras possibilidades. O importante é que tudo seja feito de maneira ordenada e, de preferência, prevista no plano de negócios.

Planejamento estratégico

Um bom planejamento empresarial começa com a definição de objetivos que, em seguida, serão transformados em ações práticas. As atividades devem ser descritas de forma clara e sucinta, construindo um cronograma para determinar os responsáveis pelas tarefas. Assim, os colaboradores sempre saberão o que fazer, mantendo o foco naquelas atividades que realmente trarão resultados.

Resolução de problemas

É importante aproveitar a estrutura enxuta de uma microempresa para resolver os imprevistos o mais rapidamente possível. Adotando esse tipo de atitude, o gestor começa a criar uma cultura organizacional em que funcionários não deixam os problemas se acumularem.

Algumas vezes, na tentativa de corrigir um erro, é bem possível que a situação não se resolva de primeira. Ainda assim, costuma ser melhor tomar uma atitude que simplesmente deixar a questão em aberto.

Integração entre setores

Atenção: integrar setores não significa que um deve assumir as responsabilidades do outro, mas sim que deve haver colaboração e comunicação constantes. Em uma microempresa, os setores muitas vezes são compostos por só 1 ou 2 pessoas, o que torna essa integração ainda mais fácil.

Nesse sentido, saiba: o jeito mais fácil e organizado de integrar áreas normalmente se dá a partir da adoção de um Enterprise Resource Planning (ERP), que nada mais é que um sistema de gestão integrada.
Um ERP possui várias vantagens, sendo a principal delas o fato de todos os dados fluírem naturalmente de um setor da empresa para o outro.
Outro ponto importante é que normalmente, o parceiro que instala o ERP também auxilia na implementação das funcionalidades e integrações.

Quando feita com os devidos cuidados, a integração permite automatizar uma série de processos, evitando retrabalho e eliminando muitas daquelas tarefas mais burocráticas e repetitivas que antes precisavam ser feitas manualmente.

Conhecimento do público

Conhecer o perfil de seus clientes ajuda muito na hora de vender. E não é só isso! Esse conhecimento mais aprofundado também facilita a estruturação de mudanças e a implementação de um bom atendimento. Assim, aprendendo sobre o comportamento do consumidor, os resultados da microempresa só tendem a melhorar.

Vale destacar que esses pontos influenciam uma série de outros fatores, como em quais mídias os serviços ou produtos serão divulgados, qual será a linguagem utilizada, que horários funcionam melhor para as vendas e assim por diante.

Design thinking

Você já ouviu falar em design thinking? Trata-se de uma metodologia que propõe um ponto de vista diferente. Nesse caso, o produto ou serviço é desenvolvido de acordo com as necessidades do consumidor. A dinâmica é simples: descubra as necessidades de seus potenciais clientes, defina as ações e os produtos, desenvolva e entregue. É um processo ágil e de constante investigação dos desejos do público-alvo.

Gestão da inovação

Ao falar em inovação, a maior parte das pessoas pensa em ideias mirabolantes e que surgem de repente, não é mesmo? O detalhe é que, na prática, o processo é bem diferente.

Atualmente, as empresas mais bem-sucedidas implementam a chamada gestão da inovação, abordagem que consiste na criação de uma cultura corporativa em que as ideias são constantemente incentivadas, discutidas e executadas. Resumindo, o que acontece é que a empresa passa a ter processos também para inovar.

Você pode começar com reuniões semanais para gerar ideias, por exemplo. A partir daí, as propostas são filtradas e transformadas em projetos de ações a serem executados. Para você ter uma ideia, as 4 principais áreas que pedem inovações são: propósito, processos, pessoas e políticas.

Análise SWOT

Bastante conhecida no planejamento estratégico, a análise SWOT pode ser implementada como um processo contínuo, sendo revisada de tempos em tempos. Esse exercício observa de forma objetiva as oportunidades de melhoria e ameaças do negócio, bem como os pontos fortes e fracos da empresa.

Para aplicá-la, divida sua análise em 4 fases:

  • forças (strengths): identifique os pontos fortes do negócio, desde processos e pessoas até produtos e serviços, incluindo aqui tudo o que for diferencial;
  • fraquezas (weaknesses): em seguida, observe e registre os pontos fracos, como limitações em produtos e serviços, falta de qualificação da equipe, processos desorganizados e assim por diante;
  • oportunidades (opportunities): agora é hora de olhar para o mercado e descobrir quais são as oportunidades externas que sua microempresa pode aproveitar, analisando a concorrência e até mesmo as tendências econômicas;
  • ameaças (threats): a última etapa diz respeito às ameaças externas que podem surgir, avaliando tudo com cuidado a fim de se preparar para possíveis contratempos. As ameaças podem incluir mudanças de hábitos dos consumidores, novas tecnologias, alterações nas leis e por aí vai.
empreendedor no telefone em seu negócio de sorvetes
Desafios de cada negócio

Quais os principais desafios na administração de MEIs e MEs?

Seja qual for a área de atuação e o porte do negócio, é mais que comum que os empreendedores enfrentem uma série de situações não previstas. A melhor tática para superar as adversidades, portanto, é saber quais são os desafios de gestão em microempresas. Veja a seguir!

Financeiro

Os desafios da gestão financeira em microempresas são os mais variados. Afinal de contas, nem sempre o microempreendedor tem um funcionário à disposição para cuidar exclusivamente dessa parte! Esse é seu caso? Então acompanhe os pontos que preparamos para ficar de olho!

Fluxo de caixa

A gestão do fluxo de caixa em micro e pequenas empresas é o primeiro ponto que deve ser observado para garantir a saúde financeira do negócio. Anote aí: dentre todas as ferramentas financeiras existentes, o fluxo de caixa é o mais importante, uma vez que oferece um panorama das contas. Sem um bom fluxo de caixa, a empresa pode quebrar mesmo tendo lucro, já que o dinheiro das vendas nem sempre entra imediatamente.

Em muitos casos, se o negócio vende bastante a prazo, por exemplo, a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) indica a existência de lucro. No entanto, as despesas e os compromissos financeiros podem vencer antes dos recebimentos, fazendo com que o negócio fique sem capital de giro. Em uma situação dessas, o empresário começa a ficar dependente de dinheiro externo, como empréstimos e financiamentos.

Uma vez que você compreende esse contexto, fica óbvio que o fluxo de caixa deve ser gerado usando a data em que cada pagamento foi ou será realizado, certo? É necessário ser 100% preciso em relação ao dia em que cada transação financeira acontece, pois só assim você poderá fazer uma análise financeira realista.

O ideal é que o fluxo de caixa seja atualizado diariamente. Se isso não for possível, tente fazê-lo ao menos uma vez por semana. Além do mais, procure ter uma visão de pelo menos 90 dias para frente, projetando futuros gastos e recebimentos para não ter grandes (e desagradáveis) surpresas.

Custos

A gestão de custos em microempresa é outro fator de grande importância, já que, na maior parte das vezes, as verbas são bastante limitadas. Especialmente nesse contexto, mais que só monitorar os gastos, é preciso analisá-los estrategicamente para encontrar oportunidades de cortes ou reduções orçamentárias.

Junto a isso, a gestão de compras da sua microempresa deve buscar parcerias fortes e duradouras, a fim de comprar melhor e obter melhores prazos de entrega. Assim, o negócio funciona melhor e os custos são, mais uma vez, reduzidos.

Pessoas

Chegou a hora de falarmos um pouco sobre a gestão de pessoas em microempresas. Esse é outro assunto fundamental, já que a equipe é responsável por colocar em prática tudo o que foi idealizado pelo empresário.

Contratações

Um dos maiores problemas na gestão de microempresas costuma estar nas contratações. Por normalmente contar com verba limitada, o líder do negócio pode encontrar dificuldades para encontrar profissionais qualificados. A saída costuma ser treinar as equipes internamente.

Aliás, esse pode ser um ponto bastante positivo para manter os colaboradores no time por mais tempo, fazendo-os realmente vestir a camisa do negócio. Afinal, quanto mais uma pessoa aprende dentro do ambiente de trabalho, maior é sua motivação para permanecer por lá. Falando em motivação, esse é o próximo aspecto importante da gestão de pessoas.

Motivação

Manter a equipe motivada é um dos pontos mais importantes para garantir o alcance dos resultados desejados. Para tanto, é fundamental lembrar que você está lidando com seres humanos. Isso quer dizer que eventuais dificuldades e problemas pessoais podem sempre surgir, sendo papel do gestor dar apoio e manter o ânimo em alta.

Com isso em mente, você pode contar com a ajuda de treinamentos e palestras motivacionais, além de um bom plano de carreira. Não se esqueça: quando o colaborador se sente querido e valorizado, a motivação aumenta.

Carreira

Por falar em plano de carreira, pense por um minuto: você já reparou que a maioria das microempresas não tem qualquer tipo de plano de evolução para seus funcionários? Com isso, muitos acabam migrando para grandes empresas e multinacionais, por enxergarem ali maiores possibilidades de crescimento.

A grande vantagem da microempresa em relação a isso é que, como são poucas pessoas, é possível oferecer um plano de carreira personalizado para cada funcionário. Com essa intenção, procure compreender quais são os objetivos pessoais e profissionais de cada colaborador, conseguindo criar oportunidades a partir daí.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão?

Não é de hoje que a tecnologia aparece como grande aliada do microempresário. E o cenário só melhora! Atualmente, é possível lançar mão de recursos tecnológicos para automatizar uma série de tarefas, melhorando processos, reduzindo custos e ganhando agilidade.

O importante é ficar atento às ferramentas disponíveis no mercado. Sabia que muitas são até gratuitas ou apresentam preços bem acessíveis, oferecendo uma ótima relação entre custo e benefício? Confira a seguir alguns exemplos de ferramentas capazes de influenciar positivamente a gestão da sua microempresa!

Software de integração

Como já citamos, os softwares de integração são de grande utilidade para os pequenos negócios. A partir deles, as empresas conseguem integrar suas diversas atividades de maneira fluida e organizada. Isso viabiliza não só melhorias nos processos como também nas tomadas de decisões, pois torna possível a geração de relatórios detalhados e objetivos.

E aqui é válido ressaltar: por mais que um sistema desse tipo demande um certo investimento inicial, a médio e longo prazos, pode gerar uma grande redução nos custos corporativos.

Trilhas de capacitação

O Serasa Empreendedor é uma plataforma online que disponibiliza aulas sobre os mais diversos assuntos ligados à gestão de microempresas. Os conteúdos das trilhas de capacitação são úteis tanto para o líder do negócio como para os colaboradores. Quer treinar um funcionário para cuidar do financeiro, por exemplo? Essa ferramenta pode ser extremamente útil.

Trello

O Trello é um aplicativo de gestão de tarefas que facilita o acompanhamento de projetos desenvolvidos em equipe. Nele, é possível inserir atividades a serem feitas, determinando a data de entrega e os responsáveis por cada parte do trabalho. Ainda dá para marcar as atividades com diferentes cores, fazer comentários, incluir imagens, entre outras funções.

Wix

Hoje em dia, simplesmente não dá para ter uma empresa sem um site. Aí entra o Wix, uma plataforma para a criação de sites pensada especialmente para leigos. Você não precisa, portanto, entender nada de TI ou de webdesign para colocar seu site no ar! Basta escolher um modelo, personalizá-los e começar a usar! A grande vantagem é que tudo é bem intuitivo, justamente para que questões técnicas não se transformem em uma barreira.

Google Analytics

Vivemos um momento em que o marketing digital permite expandir a atuação das empresas de forma bastante ágil e escalável. Nesse cenário, uma ferramenta bastante útil é o Google Analytics, que permite analisar as métricas de divulgação da empresa na internet.

Digamos que você comece a usar várias mídias digitais para comunicar sobre seus produtos ou serviços — Facebook, Instagram, YouTube, site, blog, e-mail. Com a ajuda dessa plataforma, fica muito mais fácil saber quais são os canais de divulgação que estão trazendo melhores resultados, embasando as decisões da microempresa sobre próximos investimentos.

A plataforma ainda permite integrar todos os meios de comunicação usados, gerar relatórios personalizados, analisar as taxas de conversão de clientes, as taxas de vendas e de engajamento, além de diversas outras possibilidades. Como você pode ver, é um pacote completo de dados relativos ao marketing digital da sua microempresa.

A partir dos relatórios fornecidos pelo Google Analytics, as empresas também conseguem identificar quais características de um site dão mais resultado e quais são os termos de busca mais pesquisados na sua área de atuação. Tudo isso ajuda a produzir conteúdos direcionados para os clientes, facilitando a divulgação e as vendas.

E então, o que achou deste material sobre a gestão de microempresas? Agora você está quase pronto para levar o gerenciamento do seu negócio para o próximo nível. Só conhecer as trilhas de capacitação do Serasa Empreendedor!

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