Conciliação de cartões: como manter uma boa gestão financeira

Finanças
Publicada em 07/01/2019 - Fonte: Serasa Empreendedor

A manutenção de uma boa gestão financeira em qualquer tipo de negócio necessariamente passa pela boa prática da conciliação de cartões. E por mais que ainda não saiba ao certo do que esse conceito se trata, pode apostar: você sofre as consequências por não adotar a organização dessas informações em sua rotina empresarial.

A conciliação de cartões consiste basicamente na conferência dos pagamentos feitos com o uso da maquininha, gerenciando o recebimento desses valores quanto à quantidade, aos prazos de pagamento e às tarifas cobradas pela operadora. Essa gestão é fundamental para que o negócio não tenha perdas financeiras e para que você tenha noção exata do controle dessas transações.

Neste post, vamos mostrar em mais detalhes o que é a conciliação, por que ela é importante e como você deve fazê-la da forma correta a fim de evitar prejuízos. Acompanhe!

O que é a conciliação de cartões?

A conciliação de cartões nada mais é que a validação entre as vendas registradas com o uso da maquininha com o devido recebimento por parte das operadoras, fazendo uma comparação, por exemplo, dos cupons fiscais que você emitiu com o que você vai efetivamente receber. Para evitar falhas nesse controle, é preciso transformá-lo em rotina.

Para tanto, faz-se necessário otimizar esse registro, promovendo o cruzamento dos dados entre as vendas, os pagamentos e os recebimentos. Dessa forma, é possível controlar se tudo tem corrido conforme o contratado, diminuindo as chances de ocorrerem divergências de informações.

Vamos a um exemplo prático para facilitar o entendimento. Imagine que você fez uma venda com cartão, tem o comprovante dessa venda, mas ela não aparece no registro do seu sistema. É preciso corrigir esse tipo de falha no mesmo dia para evitar incongruências na gestão financeira no fim do mês, quando será mais difícil recuperar as informações e verificar onde está o erro.

E o problema também pode surgir na situação oposta, quando a venda está registrada sim, mas não aparece na prestação de contas da operadora do cartão. Pois é para evitar esse tipo de prejuízo que a conciliação se faz necessária.

Por que é importante manter esse controle?

Para fazer uma gestão financeira saudável, é preciso conhecer seus recebíveis, antecipando as possibilidades de perdas e diminuindo as chances de prejuízos. Entra aí a conciliação de cartões diária se ter um controle mais preciso do que foi vendido e fazer de forma mais eficiente a comparação entre o que saiu e o que vai entrar. A prática ajuda inclusive a manter o fluxo de caixa sob vigilância!

Como fazer a conciliação de cartões?

Você pode usar planilhas para fazer o controle do uso de cartões em seu negócio, mas há também softwares de gestão que podem ajudar nesse processo, com possibilidades ainda menores de erros.

É preciso que nesse controle estejam registradas informações como valor da venda, custo da taxa da operadora sobre esse valor, parcelamentos e datas de recebimento. Uma boa checklist para esse controle pode ter os seguintes dados:

  • dia da transação;
  • valor;
  • cartão usado;
  • tipo de operação — débito, crédito, à vista ou parcelado;
  • valor líquido a ser recebido.

Para vender no cartão e manter uma boa gestão financeira desse tipo de operação, evitando prejuízos e controlando se os recebimentos batem com as vendas feitas, também é preciso controlar periodicamente o extrato bancário, fazer a finalização diária das operações nas maquininhas, centralizar as informações e evitar o adiantamento dos pagamentos.

Que etapas seguir?

Se feita corretamente e de forma rotineira na empresa, a conciliação de cartões pode ser bem mais simples do que parece, garantindo a conferência e o controle dos recebíveis. Veja quais são as etapas fundamentais para que isso ocorra de forma mais tranquila na sua microempresa!

Guarde os comprovantes

Na correria do dia a dia, muitas vezes acabamos finalizando a venda no cartão muito rapidamente, sem guardar a filipeta com o comprovante de cada operação. O ideal é evitar esse descuido para facilitar a conferência do que foi vendido com o que está registrado pela operadora do cartão no fim do dia. E isso nos leva à próxima etapa.

Confira as vendas

Ao final de cada dia, é preciso finalizar a operação da maquininha de cartões para conhecer o valor total registrado pela operadora. Assim, você poderá bater essa informação com seu registro de vendas e com as filipetas que guardou de cada operação. Há muitos casos em que há falha na operação e as vendas são efetuadas, mas não devidamente registradas. No fim do mês, isso pode trazer prejuízos para sua operação.

Monitore os pagamentos

Você deve checar se todos os pagamentos estão sendo realizados de acordo com o que está registrado em sua planilha ou em seu sistema de controle das vendas com cartão. É preciso verificar se aconteceram atrasos de recebimento, se foi feita alguma antecipação, se houve débitos, qual a taxa cobrada e se ela está de acordo com o previsto em contrato.

Com todo esse monitoramento, é mais seguro resolver possíveis erros, como no caso de alguma venda não ter sido registrada ou de algum valor não ter sido recebido. Também ajuda se houver falha na cobrança de tarifas, em desacordo com o que foi contratado.

Faça a conferência bancária

Todos os dias, as operadoras de cartão realizam pagamentos na conta bancária da sua empresa, certo? É preciso fazer essa verificação também, checando se os valores conferem com seus registros. Considere o desconto de tarifas ou taxas e a previsão que havia sido fornecida pela operadora.

Nessa etapa, observe também se o débito pelo aluguel das maquininhas ou pela antecipação de pagamentos, por exemplo, está sendo feito corretamente.

Um fluxo de caixa eficiente depende, como vimos, de um controle do que seu negócio efetivamente recebe das operadoras parceiras. Para isso, a conciliação de cartões é fundamental! Assim, você evita imprevistos e prejuízos financeiros para seu negócio.

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