Os principais benefícios da automação de tarefas nas empresas

Gestão
Publicada em 03/04/2019 - Fonte: Serasa Empreendedor

Os casos de sucesso comprovam que a automação de tarefas, tanto no marketing quanto em outras áreas, é um incremento que gera resultados acima da média. A automatização já é um poderoso recurso que empresas de diversos segmentos utilizam para reduzir despesas e ganhar tempo. Assim sendo, e dependendo do ramo de atuação, automatizar é a melhor resposta para aumentar a competitividade e, em consequência, lucrar mais.

Processos como agendamento de pagamentos, envio de e-mails e muitas outros já são executados sem intervenção humana nas organizações com mais maturidade no uso de recursos tecnológicos. E se na sua empresa essa realidade ainda parece distante, veja quais são as vantagens diretas em aderir a métodos e ferramentas de automação:

Aumento da produtividade

Há setores produtivos em que a repetição de funções obriga profissionais a dedicar muito tempo a atividades de rotina. Embora importantes, são tarefas cujas técnicas já foram assimiladas e, portanto, não geram mais valor extra para a empresa. Torna-se, nesse ponto, um gargalo que reduz a produtividade.

É o caso das linhas de montagem em fábricas, nas quais operários são alocados apenas para realizar a colocação de peças e componentes em produtos semiacabados. E se esses mesmos trabalhadores fossem realocados para funções mais nobres?

Veja o caso destacado no início do artigo. Será que a HubSpot teria tão bons resultados se não contasse com tecnologia para mensurar o impacto de suas ações de marketing? Certamente não.

Redução de custos

Não se discute que o maior patrimônio de uma empresa é constituído pelas pessoas. Sem gente preparada e capaz de agregar, é impossível que um negócio se mantenha estável. Por outro lado, tamanha importância gera um custo, na forma de encargos, salários, benefícios e pagamento de horas extras.

A propósito, neste último item, os custos podem ser ainda maiores, quando o trabalho além do expediente é motivado apenas pelo cumprimento de tarefas de rotina. Considere que cada hora extra paga poderá sair ainda mais cara, se for à noite, finais de semana ou feriados.

Vamos voltar ao exemplo da HubSpot. Imagine se a contagem de quantas pessoas abriram os e-mails tivesse que ser feita no olho? E se outros processos similares dependessem da mão humana? Pode-se dizer que as pessoas teriam que trabalhar mais horas, o que aumentaria os custos em geral.

Aumento de lucro

Agora, considere o caso por outra perspectiva. A automação de tarefas é útil não só para facilitar o trabalho humano no sentido de poupar tempo e esforço. Somente pela aplicação de tecnologia é possível realizar tarefas que, manualmente, seriam impossíveis de cumprir.

É o que fazem as empresas que utilizam softwares dotados de Inteligência Artificial para trabalhar com volumes imensos de informação. Com capacidade de realizar cálculos em velocidades sobre-humana, eles conseguem estruturar dados e fornecer insights.

Para ficar ainda mais claro, a automação aumenta os lucros porque permite às empresas fazer o que nenhum ser humano seria capaz sozinho e até em equipe. Esse aumento na capacidade produtiva também é conhecido como escalabilidade. Um negócio é escalável, logo, mais lucrativo, quando consegue replicar a produção com o mínimo de recursos. Não parece uma boa ideia?

Diminuição do turnover

Setores como o comércio e a construção civil são os que mais sentem os efeitos negativos da rotatividade elevada de profissionais. Conhecida como turnover, é um dos maiores desafios para empresas, independentemente do segmento, porte e de quanto faturam.

Quanto mais trabalhadores são demitidos, maiores os custos com pagamentos de indenizações. Além disso, perde-se tempo ao recontratar um novo colaborador e mais tempo ainda para treiná-lo.

A respeito desse tema, um levantamento da Fecomércio – SP apurou que a revisão de procedimentos internos é uma das soluções para diminuir o turnover. Isso significa agilizar tarefas burocráticas ou que estejam consumindo tempo a ponto de comprometer a performance de um trabalhador.

No comércio, por exemplo, é consenso que a gestão de estoque é um potencial gargalo de produção. Os problemas vão da demora na reposição de mercadorias até a comunicação demorada entre vendedores e estoquistas. Não surpreende, portanto, que as taxas de rotatividade nesse importante setor da economia seja a maior.

Por outro lado, os obstáculos destacados poderiam ser superados, desde que se façam investimentos em automação. De qualquer forma, quanto mais sua empresa reduz a demanda por esforços repetitivos, mais ela investe também na qualidade de vida. Assim, induz a índices menores de rotatividade e, em consequência, resultados melhores no geral.

Foco no que interessa

A automação deve ser considerada também como recurso para aumentar a Inteligência de Negócios, e não só como meio para reduzir esforço manual. Esse é um uso inclusive comum em startups de tecnologia, fintechs e outras empresas ligadas à inovação.

Elas procuram, desde sua criação, implementar soluções que eliminem a necessidade de intervenção humana. Assim, planilhas são trocadas por softwares programados com Inteligência Artificial e apresentações em Powerpoint dão lugar a reports gerados automaticamente. O foco passa a ser na atividade-fim e não em tarefas acessórias.

Delegando às máquinas o trabalho que anteriormente ocupava muito tempo e demandava grande esforço cognitivo, sua empresa pode olhar para o futuro. Menos ocupação com o presente, no fim das contas, libera a capacidade produtiva para planejar.

Mudança de paradigmas

Tendo o apoio da tecnologia, é possível até mesmo mudar o modelo estabelecido de um negócio. É a chamada mudança de paradigma, que se torna possível em função da realocação da força produtiva em sua empresa. A partir do momento em que as pessoas exercem tarefas mais nobres, você sinaliza que valoriza os profissionais mais preparados.

Até mesmo na indústria, setor em que ainda existe uma cultura do trabalho manual como fonte de riqueza, a tecnologia e a automação chegaram, e para ficar. Não por acaso, o atual estágio nesse setor é chamado de Indústria 4.0. Nela, a automatização é a palavra de ordem, assim como a adoção de recursos eletrônicos e digitais para orientar processos antes mecânicos.

Como você viu, são inúmeras as possibilidades criadas pela automação de tarefas. Converse com seu especialista em Tecnologia da Informação (TI) e veja de que forma sua empresa pode se beneficiar desse recurso. Quanto antes, melhor!

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